СЭД ТЕЗИС решает основные вопросы по оптимизации документооборота и управлению поручениями. Платформа Alfresco относится к классу портальных решений, которые рассчитаны, в первую очередь, на статичное размещение файлов в сети — хранение, публикацию и поиск документов. Функциональность, связанная с бизнес-процессами, добавлена в системах на базе Alfresco различными партнерскими компаниями. Поэтому при работе в таких системах пользователь может сталкиваться с ограничениями: недостаточным быстродействием, сложностью запуска и управления бизнес-процессами.

Важно, чтобы СЭД вписалась в любую действующую ИТ-экосистему, а заказчик был свободен в выборе сопутствующего программного обеспечения в будущем. СЭД ТЕЗИС поддерживает практически любые решения: операционные системы, серверное ПО, СУБД, браузеры, офисные продукты и т.д. Решения на базе Alfresco кроссплатформенные лишь отчасти. Взаимодействие с различными ОС реализуют партнеры, результат не всегда стабилен. СУБД Oracle или MS SQL Server поддерживаются только в редакции Enterprise Edition.

СЭД ТЕЗИС — решение уровня предприятий, результаты нагрузочного тестирования подтверждают корректную работу на 20 000 одновременных подключений и 100 000 пользователей. Платформа Alfresco рассчитана, прежде всего, на хранение, просмотр и поиск файлов. При движении документов по процессам системы быстродействие портального решения, как правило, невысокое, и пользователи могут испытывать затруднения в работе.

У СЭД ТЕЗИС современный интуитивно понятный интерфейс, пользователи быстро научатся работать в системе. Уведомления оповещают о всех важных действиях по документам или задачам. Через поиск возможно найти любой документ, в том числе, по фрагменту тексту. Индивидуальная настройка интерфейса обеспечивает максимум комфорта. Интерфейс решений на базе Alfresco не дружелюбный, может быть сложно запустить документ по процессу и управлять им. В некоторых решениях нет уведомлений и полнотекстового поиска документов.

Модификацией СЭД ТЕЗИС могут заниматься вендор или интеграторы. Кроме того, у нее открытый код, после обучения специалисты заказчика могут своими силами развивать систему, что заметно сократит затраты. В Стандартной и Расширенной редакции СЭД ТЕЗИС новый бизнес-процесс, карточку или отчет можно создать в визуальном конструкторе без программирования. Кроме того, в Расширенной редакции доступно изменение кода системы. Простая схема лицензирования позволяет оценить примерную стоимость проекта.

Решения на базе Alfresco отличаются сложностью развертывания, внедрения и развития под нужды заказчика. Не всегда можно оперативно получить полную информацию по платформе от вендора. В решениях не предусмотрено инструментов для кастомизации без программирования.

Системы на базе бесплатной версии Alfresco Community Edition содержат множество ограничений, поэтому реализация полноценной СЭД на ней практически невозможна, не говоря уже о добавлении уникальных бизнес-процессов. При рассмотрении решений на базе коммерческой платформы Alfresco Content Services заказчику необходимо учитывать, какая именно версия используется: Starter Edition, Business Edition или Enterprise Edition. Все они отличаются по функциональности, и каждая имеет свои ограничения. Также версия платформы влияет на стоимость лицензии СЭД и последующего сопровождения.

Если отнестись к этому вопросу невнимательно, то может оказаться, что внедренное решение на базе Alfresco не позволяет реализовать необходимую заказчику функциональность. Или же стоимость проекта может оказаться намного выше, чем предполагалось сначала, и при этом все равно останутся ограничения в части бизнес- процессов.