В каждом банке есть руководящие органы – совет директоров и правление. Руководитель, пусть даже самого высокого ранга, является таким же участником электронного документооборота в банке, как и любой другой сотрудник – он тоже согласует и утверждает документы. Однако, в силу своей занятости и высокого статуса, руководители более требовательны к удобству работы с системой и, как правило, очень мобильны, и поэтому их потребности достаточно сложно удовлетворить при помощи обычной СЭД.

Деятельность группы руководителей, такой как совет директоров и правление, в свою очередь, вообще сложно автоматизировать при помощи СЭД – для их коллективной работы и поддержки процессов корпоративного управления нужны специализированные системы. Однажды перед нашей компанией встала задача по интеграции СЭД в банковской сфере и cистемы автоматизации совещаний правления банка. Что из этого получилось – читайте ниже.

О том, как успешно выбрать систему документооборота, мы писали уже много. Однако выбором и покупкой софта проект внедрения СЭД не ограничивается. Можно найти отличную систему, но при этом организовать провальное внедрение. Продукт будет установлен в организации, но не будет использоваться в полную силу, будет неудобен пользователям или не принесет ожидаемой выгоды.

Опыт отечественных и зарубежных проектов внедрения систем документооборота в организациях показывает, что заказчики СЭД раз за разом совершают одни и те же ошибки, которые приводят, в лучшем сценарии, к неэффективному использованию СЭД, а в худшем — к ее бесполезности или к тому, что проект внедрения останавливается на половине пути.

Мы попытались собрать наиболее распространенные ошибки и составить список того, что не нужно делать для успешного перехода на ЭДО.

Мобильная СЭД – необходимый каждому сотруднику рабочий инструмент, который поможет более эффективно решать текущие задачи

Агитировать за мобильность уже никого не надо, времена сомнений давно прошли. Мы буквально купаемся в мобильности – мобильный банкинг, страхование, билеты, госуслуги, купоны, книги, общение, фотография, навигация, игры, наконец. Вся информация и сервисы, нужные человеку в повседневной жизни, доступны через мобильное устройство. Или очень скоро будут доступны.

Неизбежно, эта вакханалия мобильности проникает и в корпоративный сектор, несмотря на все тревоги и опасения в части безопасности (пусть и вполне обоснованные) и на сопротивление консерваторов. Потому что пользователям так удобнее. Разумеется, «всеобщая мобилизация» не обходит стороной и системы документооборота – но тут есть нюансы, давайте разберемся подробнее.