Процесс организация электронного документооборота достаточно сложен. О том, как успешно выбрать систему документооборота, мы писали уже много. Однако выбором и покупкой софта проект внедрения СЭД не ограничивается. Можно найти отличную систему, но при этом организовать провальное внедрение документооборота на предприятии. Продукт будет установлен в организации, но не будет использоваться в полную силу, будет неудобен пользователям или не принесет ожидаемой выгоды.

Опыт отечественных и зарубежных проектов внедрения систем документооборота в организациях показывает, что заказчики СЭД раз за разом совершают одни и те же ошибки, которые приводят, в лучшем сценарии, к неэффективному использованию СЭД, а в худшем — к ее бесполезности или к тому, что проект внедрения останавливается на половине пути.

Мы попытались собрать наиболее распространенные ошибки и составить список того, что не нужно делать для успешного перехода на ЭДО.

СЭД ТЕЗИС — программа для электронного документооборота, то есть, для цифровизации работы с документами в организациях различного масштаба: крупных, средних, малых. Электронный документооборот позволяет избавиться от массивных шкафов для хранения документов, освободить пыльный архив и ускорить работу сотрудников с документами во много раз по сравнению с традиционным документооборотом на бумаге.

Сегодня СЭД — не просто возможность заявить об инновационном подходе к ведению бизнеса, это насущная необходимость, а отсутствие её на предприятии есть признак недостаточной зрелости бизнес-процессов и слабой культуры работы с электронными документами.

Между тем, выбор системы электронного документооборота стал довольно трудным делом для заказчиков: рынок весьма насыщен, вендоры наперебой рассказывают о своих продуктах, обещая быстрый экономический эффект и другие чудеса. Но недостаточно просто купить и поставить какую-то СЭД, чтобы получить конкурентное преимущество; важно, чтобы она эффективно использовалась и была актуальна сегодняшнему дню еще как минимум 5-7 лет. Так что, цена ошибки при выборе такого важного компонента корпоративной информационной системы очень велика.

Рынок СЭД на текущий момент достиг состояния функционального паритета, когда продукты по техническим характеристиками функциональным возможностям стали похожи друг на друга. Поэтому зачастую последним аргументом при выборе решения становятся такие факторы, как агрессивная ценовая политика, успешная рекламная кампания или административный ресурс.

На самом деле все системы очень разные, но реальные различия между ними лежат в другой плоскости — это актуальность используемых технологий, качество и удобство пользовательского интерфейса, гибкость платформы, мобильность, возможности развития и ряд других факторов. Настала пора поменять ваши подходы к выбору СЭД — многостраничные опросники по функциям и техническим параметрам систем не дадут вам однозначного ответа, какая система лучше. Нужно изменить состав критериев так, чтобы учитывать реалии зрелого рынка.