8 800 77 55 205 Перезвоните мне

Категория: Функциональность

Документооборот и BYOD: Как мобильная версия СЭД помогает идти в ногу со временем
Главное об автоматизации

Не секрет, что мы живем в эпоху «всеобщей мобилизации». Переносному компьютеру — ноутбуку — в следующем году уже исполнится тридцать пять, а мобильный телефон превратился из увесистого «кирпича» в карманный мини-компьютер всего за какое-то десятилетие. Пришла и схлынула волна PDA, за ней ушли в прошлое когда-то популярные нетбуки, очень быстро были вытесненные с рынка планшетами. А заодно выросло поколение молодых специалистов, которое социологи иронично прозвали «поколением большого пальца» («thumb generation» или «i-finger generation») — за неистребимую привычку не расставаться со смартфоном, набирая бесконечные сообщения, листая страницы в Интернете или играя в видеоигры.

Для молодежной части коллектива довольно размытым является понятие рабочего места. Благодаря мобильным устройствам «поколение большого пальца» имеет доступ к информации практически везде и всегда, и привычная концепция организации трудового процесса, когда у каждого сотрудника есть стол, стул, и компьютер, за которым он сидит, как приклеенный, современному молодому сотруднику неудобна. Молодые специалисты убегают работать «по удаленке» с домашнего ноутбука, набирают отчеты на личных планшетах, гуляя по офису, и общаются с начальником по Viber, сидя со смартфоном в кафе. Проще говоря, вместе с новым поколением работников в современный офис ворвалась концепция BYOD (Bring Your Own Device) — организация рабочего процесса с использованием личных мобильных устройств сотрудников.

Это стремление встать из-за рабочего стола доставляет немало хлопот в такой консервативной сфере, как документооборот. Документы «разлетаются» по личным устройствам сотрудников, как осенние листья, гонимые ветром. Эта ситуация, бесспорно, требует наличия в компании системы электронного документооборота, которая будет консолидировать документы в едином хранилище. Однако, и этого не вполне достаточно. СЭД в классическом формате рассчитаны именно на концепцию индивидуального рабочего места сотрудника со стационарным компьютером и чересчур тяжеловесны для мобильных устройств.

Решением проблемы могло бы стать создание мобильных приложений для документооборота. Именно поэтому СЭД ТЕЗИС имеет мобильный интерфейс, который развивается параллельно с основной системой. Он дает возможность идти в ногу с современной тенденцией к мобильности и в то же время сохранять организационные преимущества электронного документооборота.

Электронный договор: Аргумент в разрешении споров с клиентами
Главное об автоматизации

Сокращение числа конфликтов с клиентами и поставщиками – «головная боль» множества коммерческих компаний. Контроль за заключением, согласованием и подписанием договоров не всегда и не везде эффективен. Как результат – некорректные формулировки или условия в подписанных договорах, которые приводят к неприятным последствиям и длительным, вплоть до арбитража, спорам в отношениях с контрагентами. Бывают ситуации, когда уже тысячу раз согласованный и обсужденный по телефону, и на личных встречах, и по электронной почте договор возвращается от клиента с незаметно измененными формулировками, которые затем превращаются в большие проблемы для бизнеса.

Практика показывает, что внедрение единой системы электронного документооборота в организации, при условии наличия в программном обеспечении достаточной функциональности работы с договорами, позволяет усилить контроль за договорами, наладить обязательное согласование любых изменений в контрактах и минимизировать риски неожиданных правок от контрагентов. Как результат – сокращение числа споров с клиентами, а в случае их возникновения – возможность эффективно отстоять свою точку зрения на условия контракта.

В этой статье мы расскажем об инновационной функциональности СЭД ТЕЗИС по контролю договоров, которая станет доступна в новых версиях системы. Эта функциональность позволяет превратить СЭД в эффективный инструмент разрешения споров с клиентами по поводу формулировок в контрактах, предоставив возможность автоматического сравнения подписанных оригиналов договоров, пришедших от контрагента, с их предварительно согласованными электронными версиями. Данная функциональность позволит сократить случаи «незаметно» внесенных правок в финальную версию договора и предоставит компаниям мощный инструмент доказательства своей правоты в случае возникновения конфликта с контрагентом.

Управление закупками в СЭД: Вопрос соответствия
Главное об автоматизации

Закупочная деятельность — еще одна неотъемлемая часть работы любой компании, так же как и совещания, о которых мы писали ранее. Однако, если совещания — это мультиформатные, спонтанные процессы, то закупочная деятельность представляет собой фундаментально иную вещь. Закупка товаров, услуг и работ, как правило, является планируемым процессом, растянутым во времени и регламентированным по некоторому стандарту, описывающему все его шаги.

В данной статье мы попытаемся рассмотреть вопрос — способны ли СЭД к автоматизации столь сложных процессов и обеспечению соответствия регламентам закупок в различных организациях. Мы также поделимся нашим собственным опытом автоматизации закупочных процедур на базе СЭД ТЕЗИС.