8 800 77 55 205 Перезвоните мне

Категория: Технологии и платформы

Электронный документооборот: как выбрать систему и не упустить важное
Выбор СЭД

Сегодня СЭД — не просто возможность заявить об инновационном подходе к ведению бизнеса, это насущная необходимость, а отсутствие её на предприятии есть признак недостаточной зрелости бизнес-процессов и слабой культуры работы с электронными документами.

Между тем, выбор системы электронного документооборота стал довольно трудным делом для заказчиков: рынок весьма насыщен, вендоры наперебой рассказывают о своих продуктах, обещая быстрый экономический эффект и другие чудеса. Но недостаточно просто купить и поставить какую-то СЭД, чтобы получить конкурентное преимущество; важно, чтобы она эффективно использовалась и была актуальна сегодняшнему дню еще как минимум 5-7 лет. Так что, цена ошибки при выборе такого важного компонента корпоративной информационной системы очень велика.

Рынок СЭД на текущий момент достиг состояния функционального паритета, когда продукты по техническим характеристиками функциональным возможностям стали похожи друг на друга. Поэтому зачастую последним аргументом при выборе решения становятся такие факторы, как агрессивная ценовая политика, успешная рекламная кампания или административный ресурс.

На самом деле все системы очень разные, но реальные различия между ними лежат в другой плоскости — это актуальность используемых технологий, качество и удобство пользовательского интерфейса, гибкость платформы, мобильность, возможности развития и ряд других факторов. Настала пора поменять ваши подходы к выбору СЭД — многостраничные опросники по функциям и техническим параметрам систем не дадут вам однозначного ответа, какая система лучше. Нужно изменить состав критериев так, чтобы учитывать реалии зрелого рынка.

Корпоративный портал и СЭД: Как объединить работу с документами и соцсеть
Портал

Несмотря на то, что социальные сети вошли в нашу жизнь всего несколько лет назад, они уже серьезно влияют на то, как мы делаем многие вещи. В том числе это касается и ведения дел в бизнесе. Многие предприниматели, к примеру, уже оценили возможности социальных медиа в плане промоутирования своего бренда во внешней среде: SMM в наши дни — очень востребованная услуга. Ряд компаний, особенно за рубежом, сейчас пытается пойти еще дальше, внедрив использование соцсетей во внутреннюю корпоративную культуру.

Нет, это не значит что нужно идти к начальнику ИТ-отдела и срочно требовать разблокировать сотрудникам «синюю соцсеть». Речь идет не о том, чтобы приспособить для деловой активности популярные социальные сети (как это работает в случае маркетинга), а о том, чтобы развить внутри организации культуру обмена информацией и групповой креативной деятельности.

Задумаемся: как это происходит сейчас? Обмен информацией и продуктивное общение между сотрудниками, в результате которого решаются текущие вопросы по проектам, ведется либо в строго формальной обстановке (совещание, видеоконференция), либо, попросту говоря, где попало: за обедом, в курилке, в стихийно возникающих чатах в корпоративном мессенджере и групповых обсуждениях по e-mail.

Между тем, такое общение можно и нужно систематизировать. Проекты, ведущиеся внутри компании, могут значительно выиграть от того, что сотрудники будут общаться по текущим вопросам без отрыва от работы над сопутствующими им документами. Возможность для этого дают современные технологии электронного документооборота — такие как интранет-соцсети и внутренние корпоративные порталы.

Электронное правление и СЭД в банке: Опыт интеграции
Мобильные решения

В каждом банке есть руководящие органы – совет директоров и правление. Руководитель, пусть даже самого высокого ранга, является таким же участником электронного документооборота в банке, как и любой другой сотрудник – он тоже согласует и утверждает документы. Однако, в силу своей занятости и высокого статуса, руководители более требовательны к удобству работы с системой и, как правило, очень мобильны, и поэтому их потребности достаточно сложно удовлетворить при помощи обычной СЭД.

Деятельность группы руководителей, такой как совет директоров и правление, в свою очередь, вообще сложно автоматизировать при помощи СЭД – для их коллективной работы и поддержки процессов корпоративного управления нужны специализированные системы. Однажды перед нашей компанией встала задача по интеграции СЭД в банковской сфере и cистемы автоматизации совещаний правления банка. Что из этого получилось – читайте ниже.