8 800 77 55 205 Перезвоните мне

Категория: Главное об автоматизации

Электронный документооборот: как выбрать систему и не упустить важное
Выбор СЭД

Сегодня СЭД — не просто возможность заявить об инновационном подходе к ведению бизнеса, это насущная необходимость, а отсутствие её на предприятии есть признак недостаточной зрелости бизнес-процессов и слабой культуры работы с электронными документами.

Между тем, выбор системы электронного документооборота стал довольно трудным делом для заказчиков: рынок весьма насыщен, вендоры наперебой рассказывают о своих продуктах, обещая быстрый экономический эффект и другие чудеса. Но недостаточно просто купить и поставить какую-то СЭД, чтобы получить конкурентное преимущество; важно, чтобы она эффективно использовалась и была актуальна сегодняшнему дню еще как минимум 5-7 лет. Так что, цена ошибки при выборе такого важного компонента корпоративной информационной системы очень велика.

Рынок СЭД на текущий момент достиг состояния функционального паритета, когда продукты по техническим характеристиками функциональным возможностям стали похожи друг на друга. Поэтому зачастую последним аргументом при выборе решения становятся такие факторы, как агрессивная ценовая политика, успешная рекламная кампания или административный ресурс.

На самом деле все системы очень разные, но реальные различия между ними лежат в другой плоскости — это актуальность используемых технологий, качество и удобство пользовательского интерфейса, гибкость платформы, мобильность, возможности развития и ряд других факторов. Настала пора поменять ваши подходы к выбору СЭД — многостраничные опросники по функциям и техническим параметрам систем не дадут вам однозначного ответа, какая система лучше. Нужно изменить состав критериев так, чтобы учитывать реалии зрелого рынка.

Плюсы и минусы СЭД в разных редакциях
Выбор СЭД

Для компаний, находящихся в процессе выбора системы электронного документооборота, крайне актуальным становится вопрос об объемах внедрения системы.

Рынок систем электронного документооборота, как правило, предлагает заказчикам два варианта: внедрение стандартного решения с определенным набором функций (минимальным или расширенным), либо модификация СЭД под специфичные требования компании.

Таким образом, компания, выбирающая СЭД, сталкивается с дилеммой: получить готовое решение, под которое необходимо будет «подстроиться», потратив при этом меньше времени и денег, либо вложить в проект больше ресурсов и в итоге получить решение, которое уже полностью настроено под организацию — имеет предустановленные отчеты, карточки, процессы, отражающие специфику деятельности именно их организации.

Выбор между «стандартным» и «проектным» внедрением достаточно сложен для компаний, ищущих пути ускорения работы с документами и перехода на «безбумажный» документооборот. Что важнее — автоматизировать обработку документов, затратив минимальный бюджет и сроки, или же упростить сотрудникам работу, используя максимально адаптированное под потребности бизнеса решение?

В данной статье мы рассмотрим плюсы и минусы СЭД на примере проектов внедрения трех редакций системы ТЕЗИС — Базовой, Стандартной и Расширенной. Кратко о них можно почитать здесь, а подробный обзор — ниже.

Документооборот и BYOD: Как мобильная версия СЭД помогает идти в ногу со временем
Главное об автоматизации

Не секрет, что мы живем в эпоху «всеобщей мобилизации». Переносному компьютеру — ноутбуку — в следующем году уже исполнится тридцать пять, а мобильный телефон превратился из увесистого «кирпича» в карманный мини-компьютер всего за какое-то десятилетие. Пришла и схлынула волна PDA, за ней ушли в прошлое когда-то популярные нетбуки, очень быстро были вытесненные с рынка планшетами. А заодно выросло поколение молодых специалистов, которое социологи иронично прозвали «поколением большого пальца» («thumb generation» или «i-finger generation») — за неистребимую привычку не расставаться со смартфоном, набирая бесконечные сообщения, листая страницы в Интернете или играя в видеоигры.

Для молодежной части коллектива довольно размытым является понятие рабочего места. Благодаря мобильным устройствам «поколение большого пальца» имеет доступ к информации практически везде и всегда, и привычная концепция организации трудового процесса, когда у каждого сотрудника есть стол, стул, и компьютер, за которым он сидит, как приклеенный, современному молодому сотруднику неудобна. Молодые специалисты убегают работать «по удаленке» с домашнего ноутбука, набирают отчеты на личных планшетах, гуляя по офису, и общаются с начальником по Viber, сидя со смартфоном в кафе. Проще говоря, вместе с новым поколением работников в современный офис ворвалась концепция BYOD (Bring Your Own Device) — организация рабочего процесса с использованием личных мобильных устройств сотрудников.

Это стремление встать из-за рабочего стола доставляет немало хлопот в такой консервативной сфере, как документооборот. Документы «разлетаются» по личным устройствам сотрудников, как осенние листья, гонимые ветром. Эта ситуация, бесспорно, требует наличия в компании системы электронного документооборота, которая будет консолидировать документы в едином хранилище. Однако, и этого не вполне достаточно. СЭД в классическом формате рассчитаны именно на концепцию индивидуального рабочего места сотрудника со стационарным компьютером и чересчур тяжеловесны для мобильных устройств.

Решением проблемы могло бы стать создание мобильных приложений для документооборота. Именно поэтому СЭД ТЕЗИС имеет мобильный интерфейс, который развивается параллельно с основной системой. Он дает возможность идти в ногу с современной тенденцией к мобильности и в то же время сохранять организационные преимущества электронного документооборота.