Россия является крупнейшим экспортером нефти и нефтепродуктов в мире. По данным Минэнерго за 2015 год, объем добычи нефти и газового конденсата в стране составил 533,6 миллиона тонн, что соответствует 12 процентам от общемирового уровня. Сеть компаний и предприятий, ведущих разработку месторождений, переработку, транспортировку, перевозку и продажу нефти и нефтепродуктов, тянется по всей стране, от Владивостока до Крыма.

Масштабы отрасли обуславливают специфику работы нефтегазовых компаний. Это и структурная распределенность с обширными сетями подразделений и дочерних структур, и постоянное взаимодействие с многочисленными контрагентами и потребность в обработке иногда поистине сокрушительных финансовых потоков. Информационное обеспечение электронного документооборота в такой атмосфере приобретает соответствующие масштабы и специфику.

Конечно, в нефтегазовой компании тоже могут работать системы электронного документооборота. Согласование документов и договоров, постановка задач сотрудникам, контроль их исполнения — все это обеспечивают системы электронного документооборота, архив документов ведется в них же. Эти функции входят в стандартную функциональность любой СЭД. Однако, наш собственный опыт работы с нефтегазовой отраслью показал, что в реальности заказчикам требуются вещи, которые не всегда умещаются в «коробку» системы документооборота. Некоторые из них мы собрали в этой статье.

Несмотря на то, что социальные сети вошли в нашу жизнь всего несколько лет назад, они уже серьезно влияют на то, как мы делаем многие вещи. В том числе это касается и ведения дел в бизнесе. Многие предприниматели, к примеру, уже оценили возможности социальных медиа в плане промоутирования своего бренда во внешней среде: SMM в наши дни — очень востребованная услуга. Ряд компаний, особенно за рубежом, сейчас пытается пойти еще дальше, внедрив использование соцсетей во внутреннюю корпоративную культуру.

Нет, это не значит что нужно идти к начальнику ИТ-отдела и срочно требовать разблокировать сотрудникам «синюю соцсеть». Речь идет не о том, чтобы приспособить для деловой активности популярные социальные сети (как это работает в случае маркетинга), а о том, чтобы развить внутри организации культуру обмена информацией и групповой креативной деятельности.

Задумаемся: как это происходит сейчас? Обмен информацией и продуктивное общение между сотрудниками, в результате которого решаются текущие вопросы по проектам, ведется либо в строго формальной обстановке (совещание, видеоконференция), либо, попросту говоря, где попало: за обедом, в курилке, в стихийно возникающих чатах в корпоративном мессенджере и групповых обсуждениях по e-mail.

Между тем, такое общение можно и нужно систематизировать. Проекты, ведущиеся внутри компании, могут значительно выиграть от того, что сотрудники будут общаться по текущим вопросам без отрыва от работы над сопутствующими им документами. Возможность для этого дают современные технологии электронного документооборота — такие как интранет-соцсети и внутренние корпоративные порталы.

В каждом банке есть руководящие органы – совет директоров и правление. Руководитель, пусть даже самого высокого ранга, является таким же участником электронного документооборота в банке, как и любой другой сотрудник – он тоже согласует и утверждает документы. Однако, в силу своей занятости и высокого статуса, руководители более требовательны к удобству работы с системой и, как правило, очень мобильны, и поэтому их потребности достаточно сложно удовлетворить при помощи обычной СЭД.

Деятельность группы руководителей, такой как совет директоров и правление, в свою очередь, вообще сложно автоматизировать при помощи СЭД – для их коллективной работы и поддержки процессов корпоративного управления нужны специализированные системы. Однажды перед нашей компанией встала задача по интеграции СЭД в банковской сфере и cистемы автоматизации совещаний правления банка. Что из этого получилось – читайте ниже.